筑医台科技有限公司

医疗卫生机构的医用物资招标采购工作由三大阶段组成，即采购计划申请与审批（以下简称“计划”）、招标/采购计划的实施（以下简称“采购”）、物资验收与使用（以下简称“管用”），在这三个阶段中均存在法纪（廉政）、产品质量、产品价格、质疑/投诉、失/毁约甚至断供等风险，只有把控好关键环节的工作质量，才能识别、纠正和防止潜藏的风险，才能顺利推进招标/采购工作，并取得良好的工作质量和效率。
医用物资质量越高风险越小，质量越低风险越大

主要环节及风险
在“计、采、管”三大阶段中，每个大的阶段又分若干具体环节，如计划阶段有“计划申请、计划审批、需求（参数性能）编报”三个环节；采购实施阶段分为“市场调研、招标/采购文件制定、采购公告、资格审核、专家抽组、开标评标、中标公告、签署合同等环节；在末端阶段分物资验收（入库）、分发使用环节。在这些环节中，潜藏着各种风险与陷阱，尤其是以下八个环节：计划申请、计划审批、需求（参数性能）编报、市场调研、资格审核、专家抽组、开标评标、合同签署、物资验收；其中计划申请、计划审批、需求编报存在的问题可称之为缺陷计划。

质量把控与风险防范
针对上述容易出现的风险与陷阱环节，只有加强有关环节质量把控，才能识别、控制和防止风险与陷阱的发生。
计划环节  主要把控计划的审批和需求编报，把控措施是：设置论证、审核环节，成立设备委员会、需求（技术参数性能）审核专家组对计划和需求进行论证审核，规避缺陷计划所致的起点错误；出现起点错误后续工作都会遇到各种风险和陷阱。
一、设备采购计划。设备采购计划一般分为常规计划和紧急计划。常规计划是指一年一度的年度设备申请制度，也是基本制度，一般在年初进行，科室填报申请表，设备委员会进行论证后报院办公会或党委会审核形成。紧急计划是指遇到突发事件急需设备或设备突然损坏严重影响临床工作时而实施的设备紧急采购任务，其审批方式和采购流程均与常规计划不一样，一般由院领导审批，并采取指定方式购买，这样科室容易钻空子，将常规计划变为紧急计划，因此，机关和院领导审批紧急计划时必须严格审核采购目的和用途，防止化整为零、同类设备同一年度多次重复采购等规避招标的违纪现象以及高价采购风险。
对于常规计划要建立院级设备委员会统筹论证审核制度，重点论证审核购置目的、用途、必要性、可行性。一般在计划获得审批后1～2个月内进行，由申请科室提出拟购设备的具体需求（其中核心内容是技术参数性能要求）。此环节最容易出现倾向性与排他性，申请科室既不擅长也不重视，常常请人捉刀，找自己中意的供应商帮忙填写，申请科室既不修改也不审验，直接交给采购部门，由供应商代劳填报的技术参数一般都有倾向性与排他性，导致后续环节出现质疑、投诉等陷阱和风险，因此医院必须组建需求论证专家组，对全院的设备需求进行集中论证和审核把关，排除技术参数与性能要求中存在的倾向性与排他性。
医用物资招标采购实施环节
二、耗材采购计划。耗材（包括试剂）的计划分类：耗材一般实施目录管理和库存管理，并适时进行更新调整，进入目录的耗材品目属于供应商定期配送的产品目录，一般由库管部门根据科室领用情况和库存状态，向供应商提出配送订单，供应商及时配送入库；若科室需要目录外品种，一般按新引进计划对待，由科室提出书面申请，报至医院耗材委员会论证审核，这种方式形成的采购计划称为“新引进计划”；耗材目录适时调整和更新，以不断适应医学科技发展、满足临床的客观技术要求，为此需要2～3年进行一次调整，淘汰陈旧、过时的耗材，增加新耗材，为此需要召开耗材委员会论证和调整耗材目录，这种方式被称为“批量调整计划”；若突发事件需要紧急采购目录外的耗材，这样的计划可称为“紧急计划”。因此，耗材计划一般分为三类即新引进计划、批量计划和紧急计划。
耗材申请宜表格化，新引进计划的申请表应设置采购品目、采购目的、规格型号、年用量与经费预算、品牌要求（最好提供三个品牌）、是否需要配套的设备（平台）、目前是否具备相应的设备（平台）、市场单价、医保政策（收费与报销情况）等栏目，以便为后续的论证、审核以及采购实施工作打下基础。耗材的批量调整，一般由医工科收集科室意见后向耗材委员会提出目录调整表决表，该表格应当设置耗材品目的名称（注册名、通用名）、规格型号、既往采购方式、医保与收费政策等栏目，同时还应设置耗材委员会表决的栏目，如“调出、保留、新进”意见栏，以供耗材委员会论证表决。对于紧急计划，应设置采购品目、采购目的与使用对象、市场单价、单次用量与经费预算、品牌要求、规格型号、目前是否具备相应的设备（平台）、医保政策（收费与报销情况）等栏目，为机关和领导审批时提供充分的决策信息，并为后续采购工作奠定基础。
医用物资招标采购的实施阶段的基本环节
紧急计划由医务部门或院领导审批，年终时报送耗材管理委员会复议和提出改进意见。新进计划和批量调整计划必须由医院的耗材委员会进行技术论证、把关，论证把关时要坚持“安全、有效、经济、适宜”的原则。
市场调研环节  医疗产品由于供货渠道特殊，一般不在商场销售，所以市场调研尤其是价格信息调研比较困难。应当从三个方面着手：一是由需求科室提供信息，科室可通过同行跨院了解产品的性能与价格情况。二是医院采购机构从网上（如各相关省市医药器械交易平台）或联系友邻单位了解同类产品的性能与价格信息。三是采购部门在采购实施时要求投标供应商提供三家医院的销售发票或销售合同，可采取“三同三家法”（同期、同省、同级别的三家医院的销售合同或销售发票），汇总上述信息形成有关市场调研材料。
招标采购文件制定环节  招标采购文件属于法律性的文件，必须全面、准确、到位，科学合理、完备准确的招标文件是顺利实施招标/采购工作的基础性工程。因此，应重点把好以下内容：项目名称、经费来源与预算（可视情况设置限价，公布预算可不设置）、技术参数与性能要求、资格要求（信誉要求、供应商规模与既往业绩、营业证、医疗器械经营许可证等资格证明材料等）、投标文件格式要求（如A4纸张、印制清晰、每页盖章，投标函、法人给予销售代表的授权委托书、厂家给予供应商的销售授权书等文件格式）、评审方法及其评标标准、合同初稿以及有关重要条款申明（如串标围标）的情形与处置、是否接受联合体投标，等等。在上述系列内容中，重点要把好资格要求、技术参数与性能要求、重要条款申明等内容。
资格审核环节  资格审核分为预审、候审、补审，预审、候审一般在签署合同前进行，补审一般在验收和使用时进行。其中预审和候审的主要审核内容为：一是供应商的规模与既往业绩。二是供应商的信誉与经营情况。三是供应商的有关证照，如营业执照、医疗器械经营许可证、法人身份证明、销售代表的身份证明及其社保证明等）。四是审核其投标产品的证照，如产品注册证、厂家的医疗器械生产许可证、厂家给予各级销售授权书（包括厂家-中间供应商-末端供应商、厂家-末端供应商，进口产品可将其中国总代理公司视为厂家，若有多级授权，则上一级的销售授权区域要大于并涵盖下一级的销售区域，要规避同区域授予同区域的情况）、产品检验合格证等。五是产品的其他材料如彩页或产品说明书。补审重点要审核产品注册证有效期、保质期、产品检验合格证。
资格审核要达到两个目标：一是公司靠谱，二是产品靠谱，其中产品靠谱，要通过审核注册证、厂家给予的销售授权书、厂家生产许可证、产品检验合格证等材料反复证明，做到孤证不立，双证可立、三证可靠。
专家抽组环节  主要把控专家来源、结构、数量及其抽组方式，要从有关专家库中随机抽组，医院一般应派纪检等部门现场监督，专家的数量一般为奇数，3人以上，因此宜多抽1～2名，并依次现场电话核实能否参加，以确保开标评标时的到位率。抽组的专家尽量为同一学科领域，以发挥其技术评审的优势和智慧。另外，申请科室人员原则上不担任评审专家，若专家数量不充足，申请科室可选派一名高年资（指在职时间长、经验丰富的医护人员）的中级（含）以上职称人员担任，尽量避免申请科室的主任担任评审专家。个别特殊项目，如果专家库中同专业的专家数量不足，可实行推荐制，并书面报批领导和纪检部门审批，以规避采购部门专家抽组的随意性和违规行为。专家库应适时维护和调整，并对专家的履职情况进行考评，对于有违规行为的专家，应当及时从库中删除。
开标评标环节  开标评标时主要把控三个方面：一是加强参会人员的限制与管理，会场只允许与本次采购密切相关的工作人员进场，如采购机构工作人员（2～3名）、评审专家、监督人员，需求科室代表也可以进入会场列席会议，主要任务是在评审前阐述技术需求，并在专家评审时离开会场，除此之外的其他无关人员不得进入会场，防止失泄密和串通作弊行为发生。二是纪检部门现场监督该环节的会议流程、会场与人员管理情况，工作人员和评审专家有无违规行为等。会议流程上，需要进行预备会，采购机构须向专家宣读评审纪律、评审要求和需要回避的情形（如：专家本人或直系亲属在投标商的公司任职或有劳动关系，或投标商的法人、高管等存在亲属关系或利益关系等），然后进行专家成员介绍和选举专家组长。接下来，由专家组长主持会议，首先熟悉采购项目的技术要求和评标方法与标准，其次进行后续的评审活动，在场工作人员和纪检部门要监督专家组的评审行为，对有暗示、串通倾向的要及时警告和制止，情节严重的要进行处理。在专家书面评审结果出来后，工作人员要核实每位专家的评审结果有无错漏和专家之间打分一致的情况，对于畸高和畸低的评分要进行研讨，无异议、错漏后，当场综合专家组的意见并撰写评审报告、所有参会人员签字确认。评审结果应当现场公布，避免事后受到其他人为因素干扰而改变评审结果。若在评审中发现技术参数的倾向性、排他性、招投不一致等情况，应当及时处置，必要时终止会议，分析清楚原因后再确定是否继续评审或重新组织。
医用物资招标采购方式与大体流程
合同签署环节  合同签署环节的重点是审查合同内容是否与招标文件、投标文件、评审时约定内容及其评审结果四个方面要保持一致，防止签署阴阳合同、错漏与漂移合同（合同内容存在实质性的错漏与歧义字句）。合同先由中标供应商签署然后再由院方签署，院方签署的流程应按照申请科室→采购部门→审计或监督部门→院领导的程序进行。合同正文要列明送货要求、维保与质保要求、质保金额、付款进度和比例，以及违约处罚条款，同时，必须高度重视合同附件“货物清单”中有关内容的规范性与准确性，防止规格型号、单价、品牌、配置、注册证号、计价单位、数量等实质性的内容出现错漏字句而导致的验货纠纷、扯皮现象及其法律问题。
物资验收环节  物资验收要严格对照合同实质性条款进行。重点防范供应商偷梁换柱、以假（次）充好、张冠李戴等行为。对于设备验收，应设计一个完备的验收单，验收单应设置设备品牌、产地、序列号、规格型号、配置与零备件名称及其数量、产品说明书、培训资料（包括光盘）与维修手册、安装调试情况、参与人员签字等栏目，对于重要设备还应当派纪检或审计部门人员参与验收并签字确认。
对于耗材的验收应当实行4～5个一致性验收：院方发出的订单（合同中的货物明细表列明的实质性内容如产品名称、品牌、规格型号、单价、计价单位、数量等）；供应商的送货单（产品名称、品牌、规格型号、单价、计价单位、数量、批号、注册证号等）；产品商标（产品名称、注册证号、规格型号或货号、批号、效期等）、批次合格证明以及产品包装完整性、储运情况（如试剂一般要求低温储运）等，对于进口耗材需审验“报关单”；院方的耗材目录管理系统（如ERP）核对和录入（品目名称、规格型号、计价单位、单价、入库数量等）；五、对于手术耗材，应当加审“病人使用耗材清单”，为事后的溯源检查提供依据。
耗材入库验收一般由2～3人共同负责，实行双人复核制，确保入库产品与合同、订单的一致性，防止偷梁换柱、假冒伪劣产品入库。
总之，招标/采购工作是一项复杂的系统工程，需要在每个环节尤其是关键环节把好关，才能识别、纠正、防止各种风险的发生，从而才能取得良好的招标/采购工作质量和效率。