医用织物管理作为医院后勤工作中不可或缺的部分,目前仍采用传统的手工方法进行作业,不利于实现后勤服务科学化和精准化管理目标。随着医院业务量不断增长和多院区规模化发展,医院投入的医用织物种类越来越多、数量越来越大,相关人工成本也越来越高,如何有效地跟踪与追溯医用织物的洗涤周转过程、实现全生命周期精细化管理成为摆在医院管理者面前的一个重要课题。

射频识别(RFID)技术是在雷达原理模型上发展起来的一种新兴的非接触式自动识别技术,具有体积小、远距离识别、快速反应、信息存储量大及适应环境能力强等特点,现已成为资产管理的有力工具。运用RFID技术对纺织品进行追踪和管理是世界范围内增长最迅速的RFID应用细分市场之一。

壹、医用织物RFID洗涤管理系统的组成

对医疗机构而言,采用纺织品租赁形式获取可重复使用医用织物的管理相对简单,仅需保证医疗机构与外包洗涤租赁公司织物交接收发平衡即可,而将RFID技术应用于医疗机构自有洗衣房模式的医用织物管理中,由于织物数量巨大、种类繁多、涉及的收发部门和日常管理流程复杂,还需要考虑实际使用中库存精确盘点、丢失织物责任认定、使用科室窜借管理、洗涤次数管理、报损报废管理等一系列问题。

有研究表明,脏污织物分拣过程会产生可携带传染性病原菌的飞尘或气溶胶,不仅对病区空气环境造成污染,还会增加织物收集人员的职业暴露及交叉感染风险。中华人民共和国卫生行业标准《医院医用织物洗涤消毒技术规范(WS/T 508-2016)》规定脏污织物和感染性织物应进行分类收集,收集时应减少抖动。利用RFID技术对医用织物进行非接触式收集是符合国家医用织物管理规范、减少交叉感染的有效方式。

医用织物RFID洗涤管理系统主要由电子标签、RFID阅读器和应用软件三部分组成。系统工作原理是在每一件医用织物上缝制一枚具有唯一身份识别码的电子标签,通过标签管理器注册织物的品名、规格型号等基本信息,之后进行周转交接时只需用RFID阅读器进行批量扫描即可自动记录交接织物的身份信息,并将周转交接记录通过医院内部的无线局域网传送至云端数据库,由系统软件为医用织物管理的统计和监控提供交互操作界面和平台支持。

1.电子标签

选择一款合适的RFID电子标签是决定系统性能和应用可行性的主要因素。电子标签的无线电频率、封装技术、曲折度以及使用环境对读取距离和准确性都会产生影响。通过将目前市面上用于纺织品管理的几款RFID电子标签在医疗机构实际场景应用中进行抗干扰和防损坏性实验,选择一款超高频(UHF)电子标签用于医用织物RFID洗涤管理,该标签既满足医用织物在日常洗涤、烘干、烫平、消毒等过程中对标签洗涤寿命和读取误差率的要求,又不会对其他医疗设备或病人做放射或影像等检查造成干扰。

对标签缝制在各种医用织物上的不同位置进行扫描距离和读取准确性实验,根据实验结果得出最佳缝制位置,制订标准化电子标签缝制作业指导书和系统规范化操作说明书,在日常操作中尽量避免对电子标签读取准确性有影响的操作,保障系统使用的准确性。

2.阅读器

医用织物RFID洗涤管理系统中有3类阅读器:用于现场收发交接和织物盘点的便携式手持终端、用于大批量织物交接的隧道清点一体机和用于清洁织物配货的智能工作台。RFID阅读器利用电磁散射原理,在2米距离范围内批量读取UHF电子标签,读取准确率高达99.9%。为避免扫描干扰,进行收发货和配货时的扫描场地需考虑电磁干扰问题,确保不会产生误读,并从多角度和多方向重复扫描几次以确保扫描准确性。

3.应用软件

应用软件依托先进的底层架构和强大的存储算法技术,为医用织物管理提供友好的交互操作界面和丰富的业务统计功能,是整个系统综合实力的重要表现。

借鉴目前国内外利用RFID技术对医用织物进行洗涤租赁业务管理的经验,针对现有医用织物管理实践中的难点与问题,结合医院医用织物管理工作实际,定制开发一套适合自有洗衣房模式并实行全成本核算的医疗机构的医用织物RFID洗涤管理系统,通过每次织物交接操作的信息化记录对医用织物的洗涤次数、周转过程、使用寿命进行可靠跟踪,借助图表、数据模型等工具多维度直观展现医用织物月度收发结算、洗涤次数管理、库存精确盘点、丢失织物责任认定等数据。

贰、医用织物RFID洗涤管理系统的应用

1.业务流程

可重复使用医用织物在使用科室、收发部门、洗涤部门之间呈流程化循环周转,见图1。

图1 医用织物日常周转流程图

传统医用织物周转流程采用人工清点、手工记录的管理方式,脏污织物数量只能在运输入厂后才能安排分拣和洗涤工序,再按照当天收货总数进行清洁织物配货,清洁织物运输到医院后,先运送到收发部门按科室收货清单进行配货打包,再发货到各科室。

利用医用织物RFID洗涤管理系统的信息化数据可以优化收发流程,大大提高清洁织物的配送及时率,优化后的业务流程如下:

(1)脏污织物回收过程中,收发人员携带RFID手持终端前往科室收货,省去对脏污织物进行分类清点的操作,只需扫描盛装脏污织物的专用布袋,打印一式两联的收货单据,与使用科室进行交接,并通过无线局域网实时将收货数据传送至云数据库。

(2)科室收货完成后,洗衣厂同步收货数据,无需等待脏污织物运输入厂即可提前进行洗涤原料的配比准备,并以手持终端收货数据为准,前移按科室进行清洁织物配货打包的环节到洗衣厂,提前由洗衣厂配货组完成此工作,省去在收发部门设立二级库房,提高医用织物的周转率,并减少一次搬运操作。

(3)所有科室的脏污织物收货完成后,集中运输到洗衣房的分拣车间,用RFID隧道清点机进行脏污织物复核清点,系统记录织物状态入厂,进入中转库存,记录完成后对织物进行分拣、洗涤、烘干、烫平处理。

(4)将按科室配货打包好的清洁织物运送到医院,由收发人员卸车后直接送往科室,并使用RFID手持终端扫描净物包,现场复核数据,打印发货单,与使用科室进行交接。

2.库存盘点

医用织物RFID洗涤管理系统可以自动统计投入到各科室处于各种周转状态的织物数量,利用便携式RFID阅读器到病区进行非接触式扫描盘点,快速方便地读取医用织物的数据信息,实现不开柜、不开箱即可准确清点医用织物的种类和数量。对盘点结果与投放记录相核对,可以发现资产短缺、溢余等变化情况,寻找并分析差异原因,通过加强制度建设与环节管理,解决医用织物管理中存在的问题。

3.洗涤红线与丢失预估

各地区对可重复使用的医用织物都有一定的洗涤寿命和报废标准要求,如普通医用织物洗涤次数应控制在90次以内,而以往手工交接记录的模式无法统计和监控织物的洗涤次数。利用RFID电子标签对医用织物的发放、收货、洗涤、运送等周转情况进行跟踪记录,可以精确统计织物的洗涤次数。通过系统平台设定洗涤红线,在收发交接时对已洗涤次数超出红线的织物进行告警提示,便于工作人员检查织物状态并及时进行报废处理。通过跟踪织物洗涤次数,能预估当前织物的使用寿命,为采购计划提供科学决策依据,节约织物采购储存空间和资金占压。

通过系统平台还可以设置默认丢失预估时间段,投用的医用织物若在设置的时间段内没有被任何RFID阅读器扫描到并进行任意操作,则系统提示该织物可能已丢失,需要及时补充库存。系统中的丢失汇总报表可显示单件织物最后扫描日期、投放信息、滞留天数和洗涤次数等信息,通过这些信息进行对发生丢失的织物进行有依据的责任认定,明确丢失环节,提高找回丢失织物的可能性。

4.应用成效

根据医院现有医用织物管理模式,结合医用织物流转过程中所涉及的各部门(包括护理部、医院感染管理科、支助中心、洗涤中心等)的实际工作情况并广泛征求临床使用科室意见,提出医用织物管理模式优化方法,减少医用织物收集时交叉感染风险,定制开发一套适合医疗机构自有洗衣房负责处理可重复使用医用织物RFID洗涤管理系统,对医用织物进行可靠的跟踪记录,实现医用织物的全生命周期控制,并通过合理优化管理流程,完善相关信息化管理制度,有效提高了医用织物精细化管理水平。

(1)使用前后效果对比

利用RFID技术可一次性读取大量电子标签信息,省去了人工分类的繁琐工作量,并减少手工录入的人为错误,提高分拣和配货过程的效率与准确率。以某院1000床位,在用医用织物种类140余种,总数40000余件,日均收发货1800件的情况进行调查,使用医用织物RFID洗涤管理系统后,相对于传统手工模式,配货准确率提高了5.2%,库存盘点时间节约了91.7%,收货时间节约28.6%。

(2)系统使用满意度调查

医用织物RFID洗涤管理系统上线后,对43位临床医技科室的护士长开展了系统使用满意度问卷调查,内容包括手持机扫描清点交接情况、科室医用织物库存管理情况、医用织物管理流程规范、系统使用情况等。调查结果显示,93%的护士长认为手持机扫描清点交接方式可靠性更高,结果较准确。

98%的护士长支持轮换库定期去科室进行医用织物库存盘点,结合大多数护士长的意见盘点周期选择三个月一次。为避免科室长期存放的清洁织物菌落超标引发院感风险,并及时了解织物丢失情况,86%的护士长愿意将长期不用的医用织物库存定期拿出进行洗涤周转。98%护士长因工作需要对规范现有医用织物申领流程和转科病人医用织物管理规范表示支持。91%的护士长需要轮换库提供详细的月度收发报表。

叁、结束语

医用织物作为特殊的医用物品,多数将接触患者和医务人员皮肤。医疗机构要加强医用织物回收、运输、洗涤、消毒、分发及保管等全流程质量管理,达到预防交叉感染风险、改善患者就医体验的目标。

医用织物RFID洗涤管理系统依托移动互联网、云计算、RFID等新兴技术支持,能解决传统的医用织物管理方式存在交接清点效率低、出错率高、未知原因丢失、流动库存无法跟踪盘点、二次交叉感染风险等诸多管理顽疾,让医用织物的日常管理变得动态化、实时化、透明化,并配合完善医用织物管理工作制度,将医用织物管理的精细化水平提升到一个全新的层次。

文章仅代表作者个人观点,供行业同仁参考交流,不代表筑医台立场。

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作者团队

邹佩琳  王道雄  杨雅琴

王   勇  肖万超  涂宣成

华中科技大学同济医学院附属同济医院