目前对医院后勤信息化建设的研究主要是基于现代医院后勤管理理念,结合后勤业务管理特点,本文探讨如何通过建立管理平台的方法将后勤管理业务予以系统化、规范化和流程化,从而形成一套构建于平台之上且成熟完善的信息化后勤管理体系,可在该体系上充分挖掘管理潜力,以提高工作效率、加强有效沟通、降低管理成本、辅助管理决策。

医院后勤信息化需要整合医院后勤管理工作中的各项内容主要包括:基础档案管理、报修管理、报表管理、巡检管理、设备管理、合同管理、库存管理、被服管理、运送管理、医废跟踪管理、车队管理、服务品质管理、采购管理、工程项目管理、订餐管理、设备数据采集管理、设备数据监控管理、后勤保障设备数据监控管理、设备运行状态分析、安全预警系等功能。

后勤保障管理组织,技术人员管理

医院后勤保障管理的主旨就是服务和效益,而完善的后勤信息化体制能为实现该主旨提供帮助,为了更好的实现后勤的信息化,必须有适宜的后勤保障管理组织、规章制度与人员岗位职责,这样才能逐步摆脱过往后勤管理基本依靠经验经历、责任心和增加人力(财力)来解决问题的方式。所以如何建立有效且高效的后勤保障管理组织、对技术人员进行管理,就成了我们建设信息化后勤的当务之急。

后勤保障管理组织的建设,离不开健全的岗位职责分工,这就要求岗位合理、人员到位,有了明确的分工后人员信息就能逐步完善,可以分清不同人在信息化后勤中扮演的角色,也便于后期其他模块的设计及功能实现;

而人员的管理是后勤信息化建设中的重中之重,从一开始的数据准备倒后期功能模块的测试、维护,这些都离不开人的操作;人员管理的过程中要注重后勤人才的引进及培养,目前许多医院后勤员工来源复杂、文化素质参差不齐、缺乏规范的技能培训、专业化程度低; 更谈不上多专业、复合型专业人才,这个也是我们在实现后勤信息化中所需正视的问题;人员引进、培养的同时,也要制定相应的管理制度及管理服务考核制度,信息化的过程就是将原本规范的流程系统化、数据化,如果没有规范的流程,建设信息化也就无从谈起。

各模块规范化建设

1、维修保障管理

《指南》中,对维修保障模块的要求大致如下:有工种分工与方法,有水电气设备设施的大修、中修、保养计划,有水电气设备设施的大修、中修、保养记录等;维修保障不仅贯彻于后勤保障的始终,也是后勤保障的根本所在。

要将维修保障的流程进行信息化,就必须建立一个功能完善的后勤调度中心以提高维修保障的效率,以网上报修系统为中心,用户只需要进行报修及完工确认后的评价,报修的登记、派工、耗材登记等操作完全可以在网络上进行,中间的各节点会发送短信提醒相关人员。

在用户和维修部门之间建立了沟通的桥梁,提高了督办维修的及时性、服务态度和维修质量,并协调维修小组的组内外运行机制和维修行为。

建立了后勤调度中心,可以考虑将不同部门的部分后勤维修项目进行整合,既明确了分工,又增强了后勤各部门的合作能力,提高了后勤服务整体保障水平。

2、餐饮服务

民以食为天,而医院又属于人流量大、饮食要求特殊、用餐时间不固定的特殊场所,这就对各医院的餐饮服务提出了较高的要求,往往需要很大的空间、投入很多人力物力才能保障病员及职工的正常需要,而网络点餐不失为一个好的解方案。

有了网络订餐系统后,病员食堂可以实时了解全院病人的医嘱及治疗饮食情况,并推荐适合的治疗饮食;在系统中可以对菜品进行配置,将每份菜肴的品种和份量,及数量等预先设置,订餐时可以看到菜品的详细信息,也便于最后的统计和汇总,保证每份菜肴的数量和质量,避免不必要的浪费,进一步控制成本和利润。可以预订一段时间内的餐次,选择完成后可以选择现场刷卡或在线付款。

3、工程管理

随着现代医疗体系的高速发展,医院传统的工程管理模式和管理方法已不能满足复杂多样的业务需求。开发一种能适应当前医疗卫生行业需要的工程管理系统,充分发挥现有各种信息资源的作用,是医院工程管理工作面临的首要任务。

下图中是常见的工程项目管理信息系统,是一个由几个功能子系统精简整合成的信息系统,它的特点是:统一信息格式,用以简化数据的统计和收集,降低信息成本;及时提供不同需求,不同浓缩度的项目信息,以便进行快速分析,正确的控制工程;在项目管理决策时方便、迅速地提供完整翔实的项目信息;根据已有信息建立数学模型,使决策更加科学。

工程项目管理信息系统

4、能耗管理

许多医院在运行过程中已经逐渐发现不利于能源管理和成本核算的问题,医院每天的能耗数据很庞大,而在现在节能减排的潮流下,有必要通过信息化来优化能源管理,提高后勤管理水平。

建立能耗管理系统,首先要对医院用能进行分类采集,对各项能耗加装计量装置,通过网络对各项数据进行采集、处理、储存、数据转换并接入能耗系统;同时,应加以区域划分,便于今后各项能耗能够分项进行对比、科室独立计量核算。通过开发相应的管理软件对医院实际用能进行在线智能监测、管理、统计。

5、物资库存管理

医院后勤库存管理工作内容繁多,工作难度相对较大,在具体建设及管理过程中也存在着许多问题,只有解决了这些问题,才能够真正达到预期管理效果。

采购部门是医院后勤物资管理的重要部门,其组织结构应同医院规模、目标、方针及管理水平相适应。目前较为普遍的医院采购部门组织结构如下表所列,医院需根据自身特点和利弊,科学设置相应的组织结构。

表1  医院采购部门组织结构及比较

同时,物资库存管理还应做到:明确岗位职责,完善管理制度和流程,改进物资库存方式。

物资信息系统建设不仅仅是无纸化办公和数据收集分析,还应方便采购部门的日常操作、科室的请领、科室成本的核算及固定资产的管理,包括物资的采购管理、入库管理、出库管理、库房管理(科室二级库房管理)、供应商管理、查询统计、成本核算管理等,并在运行过程中不断完善。

在物资信息系统建设和使用过程中,使用部门应注意统一规范物资名称、用词标准,方便科室查询和申领,也方便库房出入账及盘库。物资信息系统还应考虑与医院其他系统(如设备管理系统、财务系统、收费系统等)进行无缝对接,实时进行信息交换,做到真正的信息化成本核算。

必要性研究

系统的建立是艰苦细致的工作,需要根据需求持续跟进,医院后勤信息化是不断渐进和求精的过程。从使用者的角度来说,随着医院后勤信息化的不断完善、改造升级,医院后勤所涉及各项技术领域将逐步融入到信息化的浪潮中,全面实现后勤信息化、智能化的精细化管理,进而提高医院后勤管理水平,更好的发挥后勤保障工作的作用,值得我们不断深入研究。

结语

后勤信息化建设能有效提高后勤工作的效率与质量,有力促进医院整体发展的速度。探讨如何规范化建设信息化医院后勤,有了正确的参照标准才能更加完善地发挥信息化医院后勤的作用。尽管如此,本文仍存在一定的局限性。作者相信更多实证研究可以更充分地阐述如何规范化建设信息化医院后勤及规范化建设的重要性。