后勤物资采购的模式和特点
后勤工作涉及医院基础运行的方方面面，后勤物资的采购也是多种多样，使用范围涵盖医院的大部分科室和部门。因此，对于后勤物资采购的申请部门可以分为门诊、病房、行政科室、后勤维修班组等，每个部门都有其需求物资的品种与特点，综合起来就是每次后勤物资的采购都是品种多、数量分散，无法做到集中采购。现行的后勤物资采购模式如图1所示：
图1. 物资采购系统流程图
物资采购流程图解
①由申购人填写《物资购买申请单》，并由科室负责人签字；
②将《物资购买申请单》交由采购部门负责人审核，签字；
③审核通过后，交由采购员进行采购；未通过的，再交由部门负责人审核，签字；
④采购员根据已签《物资购买申请》查询物资价格，进行采购；
⑤需要招标的物资要求：a.数量少、所需金额多的物资；b.数量多、所需金额少的物资；
⑥采购后，移交库房验收。验收合格，进行入库；验收不合格，退货、换货或重新采购；
⑦将固定资产、低值易耗品分类在物资系统进行入库，打印入库单、出库单，将物资配送给申请科室并让其签收出库单。
现行采购模式中成本控制的难点
科室、班组及库房所提交物资申请中包含着所需物资的名称、规格、品牌、数量等信息，这些信息在现行后勤物资采购模式中存在着诸多不确定性，易造成采购困难、资金占用较多等问题的发生。
（一）物资品种及数量的不确定性
在科室及库房提交申请时，往往会出现一次订货数量较大的情况，出现这种情况的原因在于没有准确的物资订购数据信息，多依赖于订购人员的经验，这就有可能出现物资订购数量的不足或超出的情况，造成大量占用资金、库房空间或物资二次供货的问题，同时也给库房物资储存带来安全隐患。
（二）维修备件类物资需求的不确定性
后勤的一大部分工作是对医院基础运行设备设施的维护，因此维修备件类物资的订购关系到医院基础运行设备设施的正常运转。维修班组为确保设备设施的正常运转，往往会库存多种备件，而实际使用的情况取决于故障设备的情况，往往使用的数量并不是很大。这就造成了资金的占用，资金利用率下降等情况的出现。在近几年大力开展节能降耗工作的背景下，出台了《高耗能设备淘汰目录》等文件，如果出现老旧设备因耗能问题遭到淘汰的情况，更会造成资金的浪费。
（三）供货厂家售后服务能力的不确定性
医院购买产品后，使用过程中难免会出现设备设施或物资故障、损坏的情况，这就需要厂家提供良好的售后服务。因后勤物资的多样性、产品需求数目不多等原因，很难选择综合实力强、售后服务团队建设完善的供货厂家。厂家的售后服务能力可以从售后服务团队发现问题的能力、快速响应的时间、维修的能力等几个方面来体现。如果供货厂家的售后服务团队建设不完善，就造成了物资使用与售后服务脱节的问题，从而影响到医院的基础运行设备设施的运转。
采购过程优化的理论依据
（一）供应链理论
通过对供应链理论研究发现，现代供应链管理是运用信息技术，整合供求上下游的资源，实现从供应商到客户的一体化管理模式，因而从整体上提高了供应链的运作效率和效益。具体地可以将其理解为，在满足服务水平要求的同时，为了使系统成本达到最低而采用的将制造商、销售商、物流服务商到最终客户结成网链（一体化）来组织产品的生产与销售，并把正确数量的正确商品在正确时间配送到正确地点的管理方法。
（二）SPD系统
SPD系统即Supply，Processing and Distribution（供应-加工-分配），是一个起源美国陆军的后勤供应物流保障体系，包含三个控制管理，即：供应管理、定数管理和配送管理。以中央集中化与外包方式，将医疗用品器械药品的库存及时提供到需要的场所，以减轻诊疗现场的业务量，让医疗用品可以灵活管理，可分为院内SPD和院外SPD。
使用SPD系统可有效解决4个方面的问题：
1.采购环节问题：需求收集、订单处理工作量大，各部门物资消耗成本核算困难，库存控制压力大；
2.供应环节问题：后勤物资供应商有近百家之多，管理难度大，服务标准难以统一，送货时间易发生冲突；
3.配送环节问题：发货与配送需要大量操作人员，配送效率不能满足需求；
4.仓库管理问题：仓库占用医院宝贵空间。
后勤物资采购过程优化的尝试
（一）应用全新的物资管理系统
在分析我院现有物资管理系统不足的基础上，结合SPD系统理论知识，开发全新的物资管理系统。系统集成有供货商资质审核、物资采购、供货商供货管理、物资验收入库等多个环节。系统可以准确记录每月的物资消耗，统计出采购物资的种类、品牌、数量等信息，有效避免了旧有系统中采购物资品种、数量等不确定性的问题。SPD系统整体运营流程如图2所示：
图2. SPD系统整体运营流程
整体运营流程图解：
（1）医院库房根据医院消耗点库存量、医院库房库存基数及耗材采购在途量生成采购订单，并发送至B2B协同平台；
（2）B2B协同平台将采购订单发送至供应商；
（3）供应商收到采购订单后，完成耗材分拣、单据打印，将配送的相关物资信息回填到B2B协同平台；
（4）SPD系统将供应商回填的配送物资信息从B2B协同平台同步到本地，为接收入库做准备；
（5）供应商携带随货同行单、发票，将医院所采购的物资运送到医院库房；
（6）医院库房收货人员对随货同行单上的采购订单编号条码录入电脑或手持扫码方式，查询供应商配货信息，通过对实物信息的核对正确无误后入库，同时核对随货同行单与发票信息；
（7）临床科室通过SPD系统生成请领单；
（8）医院库房接收到临床科室的请领单后进行处理，生成对应的拣配单，库房人员根据拣配单拣配物资，完成后进行物资出库；
（9）库房拣配出库后，临床科室领取出库物资到科室；
（10）医院库房整理汇总随货同行单、发票交于财务科做结账；
（11）财务科根据医院库房的汇总票据与供应商做财务结算。
（二）规范物资采购申请及审批流程
应用全新物资管理系统后，将采购分为常规采购及临时采购。常规采购即库房常备物资的补充采购，临时采购即科室临时申请及后勤维修班组的维修物料申请。
（1）常规采购申请
基于SPD物资管理系统，常规采购的物资品种、品牌、数量、送货时间等均来自于系统自身。在分析医院运行所需的常备物资基础上，依据原始数据，确定常备物资的库存基数，对每月消耗物资数量进行分析，确定物资补充计划，合理安排供货商送货时间及送货地点，实现门对门服务。在常备物资中，维修班组用于维护基础运行设备设施的备件物料由后勤部门使用的“一站式”后勤服务系统，经过对全院设备设施的统计分析后，得出各类设备设施的常见故障及概率，确定所需库存的维修备件，实现常见故障的快速维修，保证基础运行设备设施的正常运转。
（2）临时采购申请
临时采购由科室或维修班组提出，科室依据需求情况提出申请，首先由科室领导审核，再提交至物资采购部门；维修班组依据医院基础运行设备设施故障情况，在初步诊断的基础上提交采购申请，同样由部门领导审核后提交采购部门。当临时申请提交至采购部门后，采购部门主要核算临时申请物资的成本，缺失或更新物资后带来的影响，对临时申请进行成本效益分析，并将临时申请提交至相应部门及领导。临时申请得到肯定批复后，方可进行采购。
综合常规采购及临时采购来看，全新的物资管理系统将全程监控物资从供应商到用户流通全过程，实现全程可追溯。SPD物资采购及库房管理流程如图3所示：
图3 SPD系统物资采购及库房管理流程
（3）供应商的选择
采购物资要重视的不仅仅是价格问题，而且其中大部分不是价格因素，更多体现在质量水平、质量保证能力、售后服务、产品服务水平、综合实力等等，因此，选取一家或多家产品质量过硬、售后服务好的供货厂家尤为重要。我院对于供货厂家的选择主要通过公开招标、院内谈判等方式。所有投标厂家均需是在政府采购招标网上注册并通过审核的厂家，在此基础上还需确认供货厂家规模、供货能力、产品真实信息、售后服务等方面，做到优中选优，选取最适合医院需求的厂家，并将相应供货、售后等方面的要求写入合同文件，对无法实现承诺的供货商，在通报整改后未见成效的，取消其中标资格，重新招标。
通过以上举措的实施，后勤物资采购成本得到有效控制，在新中标企业报价上，相比原物资价格下降近30%；物资管理得到了规范，实现了采购物资从出厂到使用的全程可追溯，满足医院现阶段对物资管理的需求。相信随着科技和理论研究的发展，在未来必然会出现新的更好的方法，给医院管理及物资采购工作带来新的改变，我们也期待着那一天的到来。
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