品管圈(quality control circle,QCC)是指同一工作场所、工作性质类似的基层人员按照一定的步骤方法来解决工作现场或管理文化等方面所存在问题的一种质量管理方法。 通俗的讲,是指基层员工自主自发地组成管理小组,运用科学管理工具发现和解决工作中所存在问题的一种质量管理方法。

将品管圈方法引入医院后勤合同管理工作中,选定“降低后勤呈报合同返签率”为活动主题,进行现状把握、目标设定、原因解析、拟定对策并组织实施,最后进行效果确认、讨论与改进。品管圈在医院后勤合同管理中的应用有效降低了后勤呈报合同的返签率并形成了一套相对规范的后勤合同管理制度,对实现医院后勤管理的合理化、规范化、科学化具有重要意义。

如何应用的呢?且看下文。

1、主题选定

随着医院的规模发展,后勤工作范围逐步扩大,服务职能逐渐增多,很多服务保障业务需与社会组织开展合作,因此各类社会合同数量有了大量的增长,对合同签订的效率以及合同管理的规范性提出了更高的要求。 

目前我院合同管理采取统一归口管理和各业务部门分口管理的模式,由医院国有资产管理办公室(以下简称国资办)作为全院合同的统一管理部门,负责合同的审查、监督和指导工作,后勤各职能科室作为合同承办单位,负责合同的论证、立项、拟订、报批、履行工作。合同承办单位根据各自业务需要申请开展项目招标和业务谈判,如器材科负责设备和物资采购维保业务,基建科负责基础建设和装修项目,总务科负责各类社会化服务业务,在完成项目招标和价格审计后,与合同对方单位共同草拟合同文本,将合同与对外合同呈报书分级呈报至使用科室负责人、后勤处处长、国资办主任、分管后勤副院长审签,如某一步骤审查不合格,合同将返还给承办部门,令其根据相关部门审签意见和国资办对合同文本合法性审查意见对合同文本进行修改,然后再次分级呈报,具体呈报合同送审流程见图1。

▽ 后勤呈报合同送审流程

由于合同审签手续严格,涉及部门众多,需要管理的合同要素也各不相同, 导致呈报合同返签率高、合同签订周期长, 对于不同类别的合同不易灵活调配,严重影响了合同管理的工作效率和合同主体的综合效益,因此全体圈员根据重要性、上级政策、可行性、迫切性和能力5个方面进行评价打分,确定本次活动主题为“降低后勤呈报合同返签率”。

2、现状把握与目标设定

制订查检表, 统计2014年7月呈报后勤处办公室的后勤各职能科室送签合同共160份,返签28份,返签率达17.5%。 把收集的数据绘制成柏拉图,将不同原因造成的呈报合同返签次数从多到少排列,并根据80/20法则, 即80%的问题由20%的原因引起,确定本次活动的重点改善项目为减少合同与中标通知书不一致、合同漏项造成的合同返签。 考虑到各方面的因素,将圈员能力定为80%,根据下列公式计算出改善后的返签率目标值。 

目标值=现况值-改善值=现况值 -(现况值× 累计百分比× 圈员能力)=17.5%-(17.5%×75%×80%)=7%。

3、原因解析

对造成呈报合同返签的原因进行解析,按照“人、机、料、法、环、测”分类,画出特性要因图如图2所示,从中找出影响度较高的主要原因,然后通过绘制因果关联图找出造成合同返签的四个根本原因为责任心不够、缺乏培训、工作强度大以及未将合同书写要求及时告知合同对方。

▽ 为何会发生合同返签的特性要因图

4、拟定对策并组织实施

针对造成呈报合同返签的根本原因研究制定相应的对策,依据重要性、经济性、可行性等原则选定以下5项对策进行具体实施。

1)设立专人管理

加强对合同管理重要性的认识,各科室指定一名员工作为兼职合同管理员负责本科室业务合同审查和管理工作,协调各部门关系,完善合同签订、履行和存档等各项流程制度,及时修订整理出各类合同规范文本和合同管理经验。

2)设置合同管理员岗位职责

建立呈报合同登记制度,便于后续合同管理工作有序开展,并将合同返签原因分类统计,纳入合同管理员的工作绩效考核,增强责任观念。

3)增加校验次数

后勤业务合同在呈报给上级部门审签前,先由本科室合同管理员进行审核,再由后勤处办公室合同管理员进行审核,重点审查合同资料的有效性、齐全性和信息一致性,发现问题及时修正,有效减少因合同与中标通知书不一致、合同漏项、书写格式错误等问题造成的合同返签。

4)进行合同管理知识培训

与国资办和财务处沟通,开展合同管理的财务和法律知识培训,有利于合同管理员加深对合同管理的认识,熟悉掌握合同制度的核心内容,防范合同法律风险。

5)将合同书写要求告知合同对方

通过书面、邮件和张贴告示等途径将合同书写要求告知合同对方单位,并定期公布合同审查不合格单位名单,引起对方重视,有效减少了由于各单位合同员水平参差不齐而产生的错误,提高合同文本的质量和效率,降低返签率,达到双赢。

5、效果确认

1)有形成果

用查检表统计2014年10月呈报后勤处办公室的后勤各职能科室送签合同共149份,返签12份,返签率达8.05%,目标达标率为90%,实际进步率为54%。将改善前后的呈报合同返签率绘制成柏拉图,对比如下图。

▽ 改善前后呈报合同返签率柏拉图对比图

2)无形成果

无形成果是相对有形成果而言、通常难以用物质或价值形式表现出来的成果, 在调动员工积极性、提高工作士气、培养人才和增强集体凝聚力等多方面发挥重要作用。 无形成果的直观比较可用雷达图来标识,由各圈员互评,得出本次品管圈活动中圈员在团队精神、个人表达能力、工作责任感、创造性思维方式、工作主动性和质量管理工具运用方面均有一定程度的提高,见下图。

▽ 改善前后员工无形成果雷达图

6、讨论与改进

QCC方法作为持续质量改善的有效手段,需要将行之有效的对策进行标准化巩固,并进一步改进完善。合同管理面广线长,涉及部门众多,目前仅在后勤部门进行合同呈报和管理流程优化还远远不够,在实际操作中仍然存在不少问题,比如合同审签过程中领导出差导致签字不及时,合同签订周期延长;上级部门财务规定变化调整后,没有及时通知各业务部门,导致因资料不齐造成返签;合同对方单位的合同员业务素质参差不齐,需要更完善详尽的规范条例进行指导和约束;从事基层合同管理员的专业技术水平总体上比较低下,缺乏合同管理专业知识、实践经验和管理能力,因此合同呈报效率整体改善还不够明显。 

后勤业务合同种类多,数量大,人为管理效率低,下一步计划加强合同管理信息化建设,借助先进的手段高效管理合同信息数据,以适应时代发展的需要。


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