PPP合同管理一般指的是,在PPP项目合同签署后直至项目生命周期结束时(本文称“管理期”),控制和管理PPP项目合同的过程和活动。基于合同在PPP项目中的核心地位,项目参与方必须明白,如果要实现PPP项目的最大效益,项目合同的良好管理至关重要。10337286_508745PPP合同的管理活动主要涉及建立合同管理团队、管理项目各方之间的关系、管理服务的执行情况、管理合同四个方面。以下就各方面特别需要注意的问题做以简单总结:

建立合同管理团队

基于这个团队在整个项目中的核心作用,Contract Manager的角色更是尤其重要。事实上,出于工作量和成本的考虑,合同管理团队虽然可以在管理期开始时设立完成,但Contract Manager则需要在项目初期,即政府采购阶段,就投入项目中。这从一方面看是可以满足项目初期解决法律问题的需要,另一方面看则是保证团队中的领导人员能够充分了解整个项目的情况,而只有充分了解项目情况的前提下,其才能够为项目提供更全面、更符合委托人目的的服务,因而从这个角度来看,在项目合同签订后,最好不要替换原Contract Manager。合同管理团队的构成则特别需要考虑到管理项目合作关系的问题,团队人员所代表的各方利益应当尽可能平衡,以达到项目内部平衡和制约的作用。一般情况下,一个典型的团队包括三级,最高级负责最终决定,通常是Partnership Board;中级负责常规性审核,通常是Management Board;低级负责日常性工作,通常是Operational Team。由于PPP项目的周期很长,因此保持合同管理团队的延续,或者稳定性,也是一个值得关注的问题。一方面,在管理制度中应特别设计针对继任者的培养计划、交接工作等,另一方面,则需要将整个管理体系化、制度化,建议准备可操作性强、实践性高、分类细致的工作手册,并应当尽量保证其在项目合同前签署前就已经制定完成,确保手册的定期更新。

管理项目各方之间的关系

项目各方之间的关系是公私合作、私人联合体合作的核心,任何一个项目执行中出现的问题事实上都有可能导致合作的解体,而该合作的稳定性对于PPP项目来说是一个关乎项目生死的问题。从这个角度来看,合同管理团队的重要性不言而喻,其在保证各方沟通顺畅、保持互相信任的问题上起着关键作用。在此,团队应当以以下四点为准则:(1)在项目的各个阶段,确保各方的目标一致;(2)在处理问题时,保持一个合作的、共赢的态度;(3)建立一个高效协作的问题解决机制;(4)在追求项目发展时保证持续和审慎。

管理服务的执行情况

简而言之,这个工作就是保证公共部门的支出可以换来其在合同中约定好的服务质量,因而应该尤其重视费用支付条件、合同确立的服务标准以及服务执行的监督。由于这个工作的日常性和重复性,事实上工作手册(operational manual)在这个环节上可以起到很大的作用,因而在设计手册时应当尽量具体、细致且可操作。举例来说,对于清洁的服务,如果将服务达标水平仅仅表述为“清洁”,就是不够具有可操作性的。在这个问题上,对于服务标准描述的足够具体也是设计项目合同义务时的关键。

管理合同

管理合同的目标就是让项目合同的相关方都了解谁(who)应该在什么时间(when),以何种方式(how),做什么(what)。需要强调的是,除了保证合同中所约定的权利和义务实现外,合同管理尤其需要重视在合同履行出现问题时的处理,即如何处理风险增加,怎么设定完善的争议解决机制,又或者是简化合同变更流程等。来源:PPP法律